Di chi è il tuo sito web: dominio, accessi e contenuti

Il sito l'ha fatto qualcun altro, qualche anno fa. Funziona, è online, ogni anno arriva un rinnovo da pagare. Poi arriva il momento di cambiare qualcosa: un nuovo fornitore, un rifacimento, una modifica che nessuno riesce più a fare. Ed emerge una domanda a cui prima non avevi mai pensato: il sito è davvero tuo?

Un sito web non è un oggetto unico: è fatto di almeno quattro parti, e ognuna può essere intestata a una persona diversa. Il dominio, l'account della piattaforma o dell'hosting su cui il sito vive, gli accessi agli strumenti di Google, e i contenuti. Il sito è davvero tuo quando ciascuna di queste parti è a nome dell'azienda, o quando in ciascuna hai il ruolo più alto previsto.

Questa guida ti mostrerà passo dopo passo come fare la verifica e cosa fare se ti accorgi che qualcosa non è intestato a te. Non è necessario essere esperti: basta sapere dove cercare.

A chi appartiene il dominio e perché è importante anche per le email

Il dominio è il nome del sito, come ad esempio nomeazienda.it. È la parte più cruciale delle quattro, e spesso ci si rende conto di questo troppo tardi: le email aziendali dipendono dal dominio. Chi ha il controllo del dominio decide dove deve puntare il sito e dove vengono inviati i messaggi indirizzati a info@nomeazienda.it.

Ogni dominio ha un intestatario, il registrante, e viene gestito tramite un registrar, cioè l'azienda presso cui è stato registrato e a cui si paga il rinnovo. Le due figure non coincidono: il registrar può essere scelto dal fornitore che ti ha fatto il sito, il registrante dovrebbe essere la tua azienda.

Voglio fare una precisazione riguardo alle email: il dominio serve solo a indicare dove inviare i messaggi. Le caselle di posta, insieme a tutto l'archivio, risiedono sul servizio email, che ha un proprio account. Spesso, questo servizio è fornito dallo stesso hosting. In questo caso, anche se il dominio è registrato a tuo nome, la posta rimane nell'account di qualcun altro. È una delle domande importanti da porre, insieme a quelle relative al dominio.

Come verificare l'intestatario del dominio

Per un dominio .it puoi usare il Web Whois del Registro .it: inserisci il nome del dominio e guarda chi risulta come registrante. Per i domini .com e le altre estensioni internazionali c'è ICANN Lookup. Il controllo però non sempre risponde. Per un dominio .it intestato a una persona fisica, come una ditta individuale o un libero professionista, che non ha dato il consenso alla pubblicazione, i dati dell'intestatario risultano nascosti, e anche per le altre estensioni possono essere oscurati per ragioni di privacy. In questi casi la verifica più affidabile è il pannello del registrar, oppure una conferma scritta da parte di chi gestisce il dominio.

C'è poi un codice da conoscere, l'AuthInfo. Come spiega il Registro .it, il registrar lo rilascia al registrante al momento della registrazione, e serve per poter modificare il dominio. Se il registrante è la tua azienda, è un codice da chiedere e conservare.

La piattaforma: conta chi possiede l'account, non chi conosce la password.

Il sito si trova da qualche parte: su un hosting con WordPress, oppure su una piattaforma in abbonamento che gestisce anche la pubblicazione. In entrambi i casi, c'è un account, e ogni account ha un suo titolare.

È qui che nasce l'equivoco più comune. Avere la password non significa essere proprietari. Una password condivisa rappresenta un accesso: il titolare dell'account ha la possibilità di cambiarla, sospendere il servizio o decidere di non rinnovarlo. Il proprietario è colui che ha l'account registrato a proprio nome.

Come verificare l'account della piattaforma

• A nome di chi è l'account della piattaforma o dell'hosting?
• Chi paga l'abbonamento, e a chi arrivano fatture e avvisi di scadenza?
• Entri con un accesso personale, legato al tuo indirizzo email, oppure con le credenziali di qualcun altro?

Se l'account appartiene al fornitore, di per sé non è un problema: è abbastanza comune che i siti dei clienti vengano gestiti dall'account di chi li segue, per semplificare le operazioni. Tuttavia, diventa un problema se non c'è un accordo chiaro su cosa succede quando il rapporto termina. Molte piattaforme offrono la possibilità di trasferire un sito da un account a un altro: vale la pena chiedere se nel tuo caso sia fattibile e assicurarsi di metterlo per iscritto.

Gli accessi a Google: proprietario od ospite

Search Console, Google Analytics e il Profilo dell'attività su Google sono strumenti preziosi che raccolgono anni di dati sulla tua azienda: come le persone ti cercano, da dove provengono i visitatori e cosa scrivono i clienti nelle recensioni. Di solito, sono configurati da chi crea il sito, e spesso rimangono registrati a nome loro.

Ogni strumento distingue tra chi possiede e chi partecipa. In Search Console solo i proprietari possono aggiungere e rimuovere altri utenti. Nel Profilo dell'attività su Google i gestori possono aggiornare la scheda, ma non possono aggiungere o rimuovere utenti né eliminare il profilo: questi poteri restano ai proprietari.

In pratica: se il tuo fornitore è l'unico proprietario della scheda della tua attività, tu sei ospite nella tua stessa scheda.

Come verificare i ruoli su Google

Accedi a ciascuno strumento utilizzando il tuo account Google e vai alla sezione dedicata a utenti e autorizzazioni. Dovresti vedere il tuo nome con il ruolo di proprietario o amministratore in Google Analytics. Se non riesci ad accedere o non trovi il tuo nome, allora hai già la risposta.

I contenuti: qui si fa riferimento al contratto

Testi, fotografie, logo e grafica sono la parte più difficile da verificare, perché non esiste un pannello che dica a chi appartengono. La risposta sta nel contratto o nel preventivo che hai firmato, e nei file che hai in mano.

Ecco due controlli pratici da fare. Il primo: hai a disposizione i file originali? Ciò significa il logo in formato vettoriale, le foto in alta risoluzione e i testi in un documento che puoi modificare. Se l'unico posto dove si trovano è il sito, ricostruirli può richiedere un bel po' di tempo. La seconda verifica riguarda le immagini acquistate da archivi fotografici: la licenza è legata a chi le ha comprate e ha le sue condizioni specifiche, quindi è importante sapere chi le ha acquistate e quali sono i limiti d'uso.

Se il contratto non dice nulla su questi punti, il passo più semplice è chiedere al fornitore di chiarirli per iscritto. Per dubbi sui diritti d'autore, la persona giusta a cui rivolgersi è un consulente legale.

Cosa fare se qualcosa non è intestato a te

Scoprire che il dominio o la scheda Google sono a nome del fornitore non significa che qualcuno abbia agito in malafede. Può essere una scelta di comodità fatta anni fa, quando l'urgenza era andare online. Il modo migliore per sistemarla è trattarla come una normale richiesta di lavoro.

Il primo passo è fare l'elenco. La mappa qui sotto serve a questo: per ogni parte indichi a nome di chi risulta oggi, e ottieni le azioni in ordine, a partire dal dominio, perché da lui dipende dove arrivano sito e posta.

Le azioni della mappa seguono questi passaggi, validi in ogni caso:

1. Fai l'elenco. Per ciascuna delle quattro parti, annota cosa è a nome dell'azienda, cosa no e cosa non sai.
2. Chiedi per iscritto, con calma. Una richiesta chiara, senza toni polemici, è la strada più rapida.
3. Dominio: chiedi il cambio di registrante. Se il dominio è intestato al fornitore, il passaggio all'azienda si fa tramite il registrar e richiede la sua collaborazione. Se invece il dominio è già a nome dell'azienda ma il registrar non risponde, per i domini .it il Registro mette a disposizione dei moduli per chiedere direttamente la modifica dei dati.
4. Piattaforma: chiedi il trasferimento dell'account, o almeno un accesso personale da amministratore. Il trasferimento è la soluzione completa. L'accesso personale è il minimo per non dipendere da una sola persona. Vale anche per il servizio che ospita le caselle email.
5. Google: chiedi di essere aggiunto come proprietario. Il fornitore può restare come utente, se continua a seguire il sito.
6. Contenuti: chiedi i file originali. Logo, fotografie, testi, e le informazioni sulle licenze delle immagini acquistate.

Perché verificarlo prima di cambiare qualcosa

Il momento peggiore per scoprire di non avere il controllo del sito è quando serve. Se decidi di rifare il sito o di intervenire su quello attuale, uno dei primi passaggi operativi passa dal dominio: è lì che si indica dove deve puntare il nuovo sito. Senza accesso al dominio, il nuovo sito può essere pronto e restare comunque invisibile.

Lo stesso vale se cambi fornitore: sapere cosa è tuo rende il passaggio una questione tecnica, non una trattativa. E rende più leggibili anche i costi, perché dominio e hosting sono tra le voci che un preventivo spesso non mostra: sapere a nome di chi sono aiuta a capire chi le paga, e perché.

È una verifica che si fa una sola volta, con tranquillità, e poi si mantiene aggiornata. Questo è il motivo per cui, nei progetti che realizzo, dominio, sito e contenuti sono intestati al cliente fin dal primo giorno, e al momento del lancio tutti i file vengono trasferiti sul suo account.