Di chi è il tuo sito web: dominio, accessi e contenuti

Il sito l'ha fatto qualcun altro, qualche anno fa. Funziona, è online, ogni anno arriva un rinnovo da pagare. Poi arriva il momento di cambiare qualcosa: un nuovo fornitore, un rifacimento, una modifica che nessuno riesce più a fare. Ed emerge una domanda a cui prima non avevi mai pensato: il sito è davvero tuo?

Un sito web non è un oggetto unico: è fatto di almeno quattro parti, e ognuna può essere intestata a una persona diversa. Il dominio, l'account della piattaforma o dell'hosting su cui il sito vive, gli accessi agli strumenti di Google, e i contenuti. Il sito è davvero tuo quando ciascuna di queste parti è a nome dell'azienda, o quando in ciascuna hai il ruolo più alto previsto.

Questa guida ti mostrerà passo dopo passo come fare la verifica e cosa fare se ti accorgi che qualcosa non è intestato a te. Non è necessario essere esperti: basta sapere dove cercare.

A chi appartiene il dominio e perché è importante anche per le email

Il dominio è il nome del sito, come ad esempio nomeazienda.it. È la parte più cruciale delle quattro, e spesso ci si rende conto di questo troppo tardi: le email aziendali dipendono dal dominio. Chi ha il controllo del dominio decide dove deve puntare il sito e dove vengono inviati i messaggi indirizzati a info@nomeazienda.it.

Ogni dominio ha un intestatario, il registrante, e viene gestito tramite un registrar, cioè l'azienda presso cui è stato registrato e a cui si paga il rinnovo. Le due figure non coincidono: il registrar può essere scelto dal fornitore che ti ha fatto il sito, il registrante dovrebbe essere la tua azienda.

Voglio fare una precisazione riguardo alle email: il dominio serve solo a indicare dove inviare i messaggi. Le caselle di posta, insieme a tutto l'archivio, risiedono sul servizio email, che ha un proprio account. Spesso, questo servizio è fornito dallo stesso hosting. In questo caso, anche se il dominio è registrato a tuo nome, la posta rimane nell'account di qualcun altro. È una delle domande importanti da porre, insieme a quelle relative al dominio.

Come verificare l'intestatario del dominio

Per un dominio .it puoi usare il Web Whois del Registro .it: inserisci il nome del dominio e guarda chi risulta come registrante. Per i domini .com e le altre estensioni internazionali c'è ICANN Lookup. Il controllo però non sempre risponde. Per un dominio .it intestato a una persona fisica, come una ditta individuale o un libero professionista, che non ha dato il consenso alla pubblicazione, i dati dell'intestatario risultano nascosti, e anche per le altre estensioni possono essere oscurati per ragioni di privacy. In questi casi la verifica più affidabile è il pannello del registrar, oppure una conferma scritta da parte di chi gestisce il dominio.

C'è poi un codice da conoscere, l'AuthInfo. Come spiega il Registro .it, il registrar lo rilascia al registrante al momento della registrazione, e serve per poter modificare il dominio. Se il registrante è la tua azienda, è un codice da chiedere e conservare.

La piattaforma: conta chi possiede l'account, non chi conosce la password.

Il sito si trova da qualche parte: su un hosting con WordPress, oppure su una piattaforma in abbonamento che gestisce anche la pubblicazione. In entrambi i casi, c'è un account, e ogni account ha un suo titolare.

È qui che nasce l'equivoco più comune. Avere la password non significa essere proprietari. Una password condivisa rappresenta un accesso: il titolare dell'account ha la possibilità di cambiarla, sospendere il servizio o decidere di non rinnovarlo. Il proprietario è colui che ha l'account registrato a proprio nome.

Come verificare l'account della piattaforma

• A nome di chi è l'account della piattaforma o dell'hosting?
• Chi paga l'abbonamento, e a chi arrivano fatture e avvisi di scadenza?
• Entri con un accesso personale, legato al tuo indirizzo email, oppure con le credenziali di qualcun altro?

Se l'account appartiene al fornitore, di per sé non è un problema: è abbastanza comune che i siti dei clienti vengano gestiti dall'account di chi li segue, per semplificare le operazioni. Tuttavia, diventa un problema se non c'è un accordo chiaro su cosa succede quando il rapporto termina. Molte piattaforme offrono la possibilità di trasferire un sito da un account a un altro: vale la pena chiedere se nel tuo caso sia fattibile e assicurarsi di metterlo per iscritto.

Gli accessi a Google: proprietario od ospite

Search Console, Google Analytics e il Profilo dell'attività su Google sono strumenti preziosi che raccolgono anni di dati sulla tua azienda: come le persone ti cercano, da dove provengono i visitatori e cosa scrivono i clienti nelle recensioni. Di solito, sono configurati da chi crea il sito, e spesso rimangono registrati a nome loro.

Ogni strumento distingue tra chi possiede e chi partecipa. In Search Console solo i proprietari possono aggiungere e rimuovere altri utenti. Nel Profilo dell'attività su Google i gestori possono aggiornare la scheda, ma non possono aggiungere o rimuovere utenti né eliminare il profilo: questi poteri restano ai proprietari.

In pratica: se il tuo fornitore è l'unico proprietario della scheda della tua attività, tu sei ospite nella tua stessa scheda.

Come verificare i ruoli su Google

Accedi a ciascuno strumento utilizzando il tuo account Google e vai alla sezione dedicata a utenti e autorizzazioni. Dovresti vedere il tuo nome con il ruolo di proprietario o amministratore in Google Analytics. Se non riesci ad accedere o non trovi il tuo nome, allora hai già la risposta.

I contenuti: avere i file non significa poterli riutilizzare

Testi, fotografie, logo e grafica sono la parte del sito che si vede di più, e anche la più difficile da verificare, perché non esiste un pannello che dica a chi appartengono. Quando si decide di rifare il sito, viene naturale pensare: questo materiale è sul mio sito, quindi posso metterlo anche nel nuovo. Non sempre è così.

Per ogni risorsa ci sono tre domande distinte. Chi ne detiene i diritti. Quale autorizzazione hai per usarla, che può essere un contratto, una licenza d'acquisto, una licenza gratuita o un permesso scritto. E cosa ti permette quell'autorizzazione: usarla su un sito aziendale, modificarla, riutilizzarla in un nuovo progetto, farla gestire a un altro fornitore. Avere un file non significa avere tutti i diritti per usarlo, e averlo scaricato gratis non significa poterlo usare liberamente su un sito commerciale.

Testi, foto e logo realizzati per te

Se hai testi, fotografie o loghi realizzati da un fotografo, un grafico, un copywriter o dal fornitore del sito, ciò che puoi farne dipende dall'accordo che hai stipulato con chi li ha creati. Il contratto o il preventivo dovrebbe dire se i diritti ti sono stati ceduti o se hai solo il permesso di usarli sul sito, e con quali limiti. La legge sul diritto d'autore stabilisce che il trasferimento dei diritti di utilizzazione deve essere provato per iscritto: per questo un accordo preso a voce, a distanza di anni, aiuta poco.

Poi c'è la parte pratica, i file originali: il logo in formato vettoriale, le foto in alta risoluzione, i testi in un documento modificabile. Se esistono solo dentro il vecchio sito, ricostruirli richiede tempo, e le immagini scaricate dal sito sono di solito compresse. Se nelle foto compaiono persone riconoscibili, come collaboratori o clienti, serve anche il loro consenso a usarne l'immagine: conviene sapere se c'è e dove è conservato, soprattutto se nel frattempo qualcuno non lavora più con te.

Immagini acquistate o scaricate gratis

Le immagini stock, comprate da un archivio fotografico, hanno una licenza legata a chi l'ha acquistata, con condizioni che cambiano da un archivio all'altro: per quali usi vale, su quanti progetti, con quali limiti. Se le ha comprate il vecchio fornitore con il suo account, bisogna capire se la licenza copre anche il nuovo sito. La prova è la licenza o la ricevuta, che si scarica dall'account di chi ha fatto l'acquisto.

Anche le immagini gratuite hanno una licenza. Archivi come Unsplash e Pexels ne consentono l'uso anche commerciale, senza obbligo di citare l'autore, ma con alcune eccezioni: Pexels, per esempio, non permette di usare le sue immagini come parte di un marchio. Un'immagine trovata con una ricerca su Google, invece, non diventa libera solo perché si può scaricare: senza una licenza chiara, non sai cosa puoi farne.

Le licenze Creative Commons meritano attenzione, perché ne esistono diverse. Tutte chiedono di citare l'autore, alcune escludono l'uso commerciale (la sigla NC), altre vietano le modifiche (ND) o chiedono di condividere le versioni modificate con la stessa licenza (SA). Una foto con licenza CC BY-NC, per esempio, non è adatta al sito di un'azienda. Diverso è il caso di CC0, con cui l'autore rinuncia ai propri diritti per quanto la legge lo consente.

Font, icone e illustrazioni

Il carattere tipografico del sito ha una licenza specifica, ed è una risorsa che spesso viene trascurata. I font di Google Fonts sono distribuiti con licenze open source, per lo più la SIL Open Font License, che ne consentono l'uso anche commerciale. Per i font a pagamento, invece, la licenza per il computer e quella per il web sono spesso prodotti distinti, e la seconda può valere per un solo dominio o per un certo numero di visualizzazioni, a volte con rinnovo annuale. Poi ci sono i font in abbonamento: con Adobe Fonts, se l'abbonamento che li fornisce si chiude, il sito mostra un carattere di riserva. Se quell'abbonamento è del vecchio fornitore, il font del tuo sito dipende dal suo account.

Icone, illustrazioni, pattern e altri elementi grafici arrivano spesso da librerie, gratuite o a pagamento, ognuna con le sue condizioni. La versione gratuita di Font Awesome, una delle librerie di icone più usate, chiede per esempio di non rimuovere l'attribuzione presente nei file. Il percorso di verifica è sempre lo stesso: da quale libreria arriva l'elemento, con quale licenza, cosa permette e dove si trova la prova.

Video, musica e animazioni

Quando si tratta di video di sfondo, musiche, effetti sonori e animazioni, la regola è la stessa che per le immagini: un video stock viene fornito con la sua licenza, una musica prelevata da una libreria ha delle condizioni che possono variare in base all'uso, e un'animazione scaricata da una libreria online ha le sue specifiche regole. Se i video sono pubblicati su un canale YouTube o Vimeo e poi inseriti nel sito, conta anche a nome di chi è il canale. È la stessa domanda della piattaforma, applicata ai video.

Template, plugin e codice

Anche la parte tecnica ha delle licenze. Un tema o un template acquistato ha spesso una licenza valida per un solo progetto: la licenza standard di Envato Market, per esempio, copre un solo prodotto finale. Plugin e componenti a pagamento sono di solito legati a un account e a un codice di attivazione, spesso necessari anche per ricevere gli aggiornamenti. Le librerie open source si possono in genere riutilizzare e modificare, ma con alcune condizioni: la licenza MIT, tra le più diffuse, chiede di conservare l'avviso di copyright e di licenza. Il codice scritto su misura per il tuo sito, infine, rientra nel contratto, come testi e foto.

Servizi esterni collegati al sito

Il sito offre diverse funzionalità come prenotazioni online, newsletter, chat, mappe e pagamenti, ma è interessante notare che molte di queste sono servizi forniti da altre aziende e integrati nelle sue pagine. Qui la domanda non riguarda tanto la licenza, quanto l'account: a nome di chi è, quale piano è attivo, chi lo paga e se si può collegare al nuovo sito senza perdere dati come iscritti, prenotazioni o storico dei pagamenti. Valgono i termini d'uso di ciascun servizio, che possono porre condizioni al trasferimento dell'account o dei dati.

Come verificare ogni risorsa

Il metodo è lo stesso per ogni elemento, dal logo al plugin. Fai l'elenco delle risorse che vuoi portare nel nuovo sito e, per ognuna, rispondi a cinque domande:

1. Che cos'è e da dove arriva? Creata su misura, acquistata, scaricata gratis o fornita da un servizio esterno.
2. Chi l'ha creata o acquistata, e con quale account? Il nome conta: una licenza è spesso legata a chi l'ha comprata.
3. Quale licenza o accordo la accompagna? Un contratto, una licenza d'acquisto, una licenza gratuita, i termini di un servizio.
4. Cosa permette? Uso commerciale, modifiche, riutilizzo nel nuovo sito, gestione da parte di un altro fornitore, eventuali obblighi come citare l'autore.
5. Dove è la prova? Un documento che dimostri le risposte precedenti.

Una risorsa che risponde a tutte e cinque le domande si può portare nel nuovo sito con tranquillità. Se manca una risposta, è una risorsa da verificare prima di riutilizzarla.

Il principio è semplice: non basta avere la risorsa, serve anche il documento che dice come puoi usarla. File originali, contratti, fatture, licenze, email di accordo e consensi vanno raccolti in una cartella dell'azienda, con una nota sulla provenienza di ogni elemento. È la cartella da consegnare a chi rifarà il sito.

Se non sai da dove arriva una risorsa

Succede spesso: una foto sul vecchio sito di cui nessuno ricorda l'origine, un font che nessuno sa chi abbia acquistato, un'icona di cui non si conosce la libreria. Prima di decidere, qualche ricerca risolve molti casi:

• cerca nelle email e nelle fatture il nome del file, del fornitore o dell'archivio fotografico;
• guarda il nome del file e le cartelle di consegna del progetto, che a volte riportano l'archivio o l'autore;
• usa una ricerca inversa per immagini, come Google Lens, per trovare la pagina originale di una foto;
• chiedi per iscritto al precedente fornitore da dove arrivano le risorse che ha usato e con quale licenza.

Se dopo queste verifiche l'origine resta sconosciuta, la scelta più prudente è non riutilizzare la risorsa e sostituirla con una di cui conosci la licenza. Per dubbi su un caso specifico, la persona giusta a cui rivolgersi è un professionista esperto di diritto d'autore.

Cosa fare se qualcosa non è intestato a te

Scoprire che il dominio o la scheda Google sono registrati a nome del fornitore non implica necessariamente che ci sia stata malafede. Potrebbe semplicemente essere stata una scelta pratica fatta anni fa, quando l'importante era andare online il prima possibile. La soluzione migliore è affrontarla come una normale richiesta di lavoro.

Il primo passo è fare l'elenco. La mappa qui sotto serve a questo: per ogni parte indichi a nome di chi risulta oggi, e ottieni le azioni in ordine, a partire dal dominio, perché da lui dipende dove arrivano sito e posta.

Le azioni della mappa seguono questi passaggi, validi in ogni caso:

1. Fai l'elenco. Per ciascuna delle quattro parti, annota cosa è a nome dell'azienda, cosa no e cosa non sai.
2. Chiedi per iscritto, con calma. Una richiesta chiara, senza toni polemici, è la strada più rapida.
3. Dominio: chiedi il cambio di registrante. Se il dominio è intestato al fornitore, il passaggio all'azienda si fa tramite il registrar e richiede la sua collaborazione. Se invece il dominio è già a nome dell'azienda ma il registrar non risponde, per i domini .it il Registro mette a disposizione dei moduli per chiedere direttamente la modifica dei dati.
4. Piattaforma: chiedi il trasferimento dell'account, o almeno un accesso personale da amministratore. Il trasferimento è la soluzione completa. L'accesso personale è il minimo per non dipendere da una sola persona. Vale anche per il servizio che ospita le caselle email.
5. Google: chiedi di essere aggiunto come proprietario. Il fornitore può restare come utente, se continua a seguire il sito.
6. Contenuti: chiedi i file originali e le prove dei diritti. Logo, fotografie e testi, insieme a contratti, licenze e ricevute delle risorse acquistate, come immagini, font e componenti.

Perché verificarlo prima di cambiare qualcosa

Il momento peggiore per scoprire di non avere il controllo del sito è quando serve. Se decidi di rifare il sito o di intervenire su quello attuale, uno dei primi passaggi operativi passa dal dominio: è lì che si indica dove deve puntare il nuovo sito. Senza accesso al dominio, il nuovo sito può essere pronto e restare comunque invisibile.

Lo stesso vale se cambi fornitore: sapere cosa è tuo rende il passaggio una questione tecnica, non una trattativa. E rende più leggibili anche i costi, perché dominio e hosting sono tra le voci che un preventivo spesso non mostra: sapere a nome di chi sono aiuta a capire chi le paga, e perché.

È una verifica che si fa una sola volta, con tranquillità, e poi si mantiene aggiornata. Questo è il motivo per cui, nei progetti che realizzo, dominio, sito e contenuti sono intestati al cliente fin dal primo giorno, e al momento del lancio tutti i file vengono trasferiti sul suo account.